公文寫作的變革與常見的問題

　文/照片:人資處

為提升同仁公文寫作能力，本校於今日舉辦「公文寫作變革與常見問題」講座，特別邀請嘉南藥理大學稽核室主任陳明德先生蒞臨演講，針對公文製作規範、書寫原則及近年來的變革進行深入探討。本次活動吸引了56位教職員踴躍參與，充分展現出大家對提升公文處理能力的高度重視，講座不僅聚焦於公文格式與用語的標準化，也探討了公文數位化的發展趨勢，讓與會者對現今公文作業的變革有更全面的理解。

講座首先回顧了公文製作的法規沿革，包括公文程式條例。自民國17年公布以來的多次修訂，以及機關公文電子交換作業辦法等相關規範的演進。陳主任指出，隨著行政作業數位化發展，公文作業已逐步由紙本轉為電子公文系統，不僅提升作業效率，也對公文書寫格式、用語及資訊安全提出更高要求。他特別強調，在電子公文環境下，機關單位更應確保用語準確、格式清晰，以避免因格式錯誤或語意模糊影響行政效率與溝通成效。

在公文語言表達部分，講座著重解析了書面語、口語與文言文的適當使用，並提醒與會者避免冗詞贅字與不當用語。例如：傳統公文常見的「無任感禱」、「礙難謂為合法」等文言詞彙，已逐步簡化為更現代化的表達方式。此外，針對「應使用臺端或台端」、「答復與答覆」等常見用詞疑義，陳主任提供了實例說明，讓參與者對公文用語的正確使用有更清楚的認識。他也提醒大家，公文應遵循「簡、淺、明、確」的原則，避免使用過於艱澀的詞彙或不必要的修飾語，使內容表達更精確，提升可讀性與公務溝通效率。

講座後半段進一步探討了公文格式標準化的變革，例如自民國94年起，政府機關公文書寫方式由直式改為橫式，並取消部分傳統用語，如「挪抬」等。同時，針對公文中的數字使用原則、法律用語辨正，如「適用」與「準用」、「公告」與「發布」的區別等細節，陳主任透過實例說明，使與會者更易理解並應用於實務工作中。此外，講座還介紹了公文中的日期與數字書寫原則，強調應以阿拉伯數字表示年份、時間及計量單位，以確保公文內容的一致性與準確性。

透過本次講座，與會者對於公文寫作的標準化與變革有了更深入的理解，並能掌握正確的公文書寫方式，以提升行政效率。公文的精煉用語、格式規範及電子化趨勢，均是現今公務處理中不可忽視的重點。期許與會之教職員可將本次所學應用於實務工作中，不僅提升公文品質，也能確保行政作業的順暢與專業性，進而促進校內行政溝通的有效性與一致性。