熟悉新校務行政資訊系統　舉辦「新校務系統操作說明會」

文、照片：電算中心教學支援組

為確保各單位同仁能熟悉新校務行政資訊系統的操作流程並發揮其效益，電算中心與保管組、事務組共同舉辦「新校務系統操作說明會」，針對兩組的相關業務進行了詳細講解與實作演練。此次活動的主要目的在提升系統操作效率，解決同仁對新系統不熟悉的問題，並促進業務間的協調與合作。活動採用實體教學與線上直播方式進行，共有28位同仁參與實體課程，93位採線上YouTube直播。課程全程錄製並上傳至MOODLE教學平台，方便未能參與的同仁隨時查閱，充分發揮資源使用效益。

新系統導入過程中，各單位展現高度的專業與耐心。合校後，系統與制度的調整需逐步完成，並在同仁的支持與建議下，系統持續優化。未來，電算中心將根據校內單位需求的急迫性與普遍性，優先對學雜費管理、工讀管理、發文及教務系統等進行優化。儘管目前系統尚未完全滿足所有需求，但隨著分階段修正推進，系統運作將逐漸順暢，並更符合各單位的實際需求。

課程中，保管組方組長指出，許多同仁的疑慮主要來自於業務流程的適應問題，而非系統本身。建議遇到問題時，應隨時向承辦單位服務窗口諮詢，並將需求彙整納入下一階段的優化計劃。保管組詳細介紹了五大系統，包括財產管理、財產移轉、財產減損、空間查詢及庫存品申請系統，這些系統在校內資源管理中發揮核心作用。尤其是空間查詢系統，與事務組的場地借用及教務處的開課教室安排密切相關，經過六個月的跨單位協調，業務執行已逐步穩定，並在系統內清楚標註單據填寫與簽辦流程，有助於縮短作業時間並提升效率。

事務組則介紹了12個主要系統，包括電子餐券、餐廳用餐申請單及宿舍申請等。其中，電子餐券系統的改變尤為顯著，教職員無需預先儲值即可用餐，並將費用直接於次月薪資中扣除，進一步提升用餐支付流程的便利性與效率。

課程結束後，與會同仁給予高度評價，課程滿意度達9分。同仁回饋表示，詳細講解與注意事項有助於快速熟悉操作，並加深對校務系統的理解，視訊錄製也提供了便利的重複學習機會。與會者建議未來可針對不同系統需求舉辦更多說明會，以進一步完善校務系統功能，滿足更多業務需求。

電算中心將根據回饋，深入了解同仁對學務工讀系統、會計系統、教務系統及公文系統等其他系統的需求，並協調相關業務單位共同舉辦教學說明會，幫助各單位更高效使用校務系統。隨著系統持續改進與優化，校務系統將成為提升行政效率的重要工具，為全體教職員提供更佳的使用體驗，進而全面提升整體工作效率。